LA CAJA CHICA.

Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a su pequeña empresa o un negocio que maneja desde el hogar, es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que usted paga en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos, controlarlos y también para poder tomar una deducción por estos gastos en su declaración de impuestos. En vez de pagar estos gastos de sus fondos personales, puede ser más conveniente establecer y usar una caja chica para pagar los gastos relacionados a su negocio.

Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica.

Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehículo, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.

Ventajas de Usar una Caja Chica.

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:

• Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.

• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.

• Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.

• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.

• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.

Procedimiento para la Caja Chica.

Estableciendo la Caja Chica.

Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.

Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.

Usando la Caja Chica.

Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:

Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su propio formato. El comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, está manejando la caja chica, el comprobante básicamente sirve como un recordatorio para usted que ha sacado dinero de la caja chica.

Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y éste servirá como el respaldo.

Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. Aquí nuevamente, si usted como propietario está manejando su propia caja chica, este proceso lo realizaría usted mismo.

En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.

Reponiendo la Caja Chica.

El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja periódicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original.

Cuando el custodio de la caja chica ve que está quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposición de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposición se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos.

Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposición de la caja. Los comprobantes pendiente recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan.

Es conveniente crear un formulario estándar para la reposición de la caja, para facilitar la contabilización de los gastos correspondientes y para mantener una uniformidad y orden en los archivos. Todos los recibos se adjuntan a la solicitud de reposición.

Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros según corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo.

El custodio, o usted como el propietario, canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.