USO DE LA HOJA DE CALCULO.

Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos.
Los programas de hoja de cálculo también pueden tomar información "bruta" y mostrarla gráficamente. Esto es útil para determinar tendencias y para realizar presentaciones con gráficas. Muchos de los programas modernos de hoja de cálculo incorporan buena parte de las características de los programas de procesador de textos.
Por ejemplo, el texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente. El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.
Los documentos de las hojas de cálculo también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Además son capaces de desplegar textos e imágenes en forma similar a la que se puede hacer utilizando programas de procesador de palabra. Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:
Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
Revisar ortografía y gramática.
Búsqueda de texto específico.
Corregir errores.
Utilizar líneas, bordes y sombras.
Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
Agregar títulos y notas de pie de página.
Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.
La lista de características disponibles en los programas de hoja de cálculo sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.
Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.
Es deseable que todos los usuarios de los programas de hojas de cálculo sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.
Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información (ver Bases de Datos ).

Clasificación de las cuentas contables:
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:
· reales o de valores
· de valuación
· transitorias
· de orden
· nominales o de resultados de patrimonio
· Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraidas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.
· Cuentas de valuación.
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:
· Provisión para cuentas incobrables
· Depreciación acumulada
· Amortización acumulada
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente:
Maquinaria: valor de costo--------------------- Bs.100000,-
Menos: pérdida de valor
(Depreciación acum. Maquinaria)---------- (Bs. 40000,-)

Valor contable actual---------------------------- Bs. 60000,-)
· Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:
Diferencia en Caja 5000,-
Caja 5000,-
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000,-
Diferencia en Caja 5000,-
· Cuentas de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
· Cuentas nominales o de resultados.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.
· Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio.


Definición de diario general
Es el libro contable denominado diario principal, en el que se asientan periódicamente las concentraciones de los libros diarios auxiliares, los asientos de ajuste, los de cierre y cualquier otra operación que no pueda registrarse correctamente en ningún otro diario.




Balance de comprobación:Modalidad del Balance de una contabilidad, consistente en una suma de saldos mensuales y totales de un determinado periodo de todas las cuentas que componen la contabilidad de la sociedad o empresa

DENOMINACION DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DE: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESOS Y EGRESOS.

CAJA: Representa dinero en efectivo. Se considera como efectivo los billetes, monedas y cheques. Es una cuenta de Activo.
BANCO: Representa el valor de los depósitos a favor de la empresa en los diferentes instituciones bancarias. Es una cuenta de Activo.
INV. DE MERCANCIAS: Es todo aquello que es objeto de compra-venta. Es un cuenta de Activo.
CUENTAS A COBRAR-CLIENTES: Representa el monto que adeudan los clientes
a la empresa, por haberles vendido mercancías a crédito sin exigirles garantía documental. Es una cuenta de activo.
EFECTOS POR COBRAR: Representa títulos de crédito, tales como: Letras
de cambio, Pagares y Cartas de crédito, a su favor. Es un Activo.
CUENTAS A COBRAR-VARIAS: Refleja aquellos otros conceptos distintos
a las deudas de los clientes. Por ejemplo: Prestamos hechos a los
trabajadores, reclamos a las compañías de seguros, etc. Es un Activo.
TERRENO: Espacio de tierra donde la empresa tiene su edificio o local
de producción. Es un activo.
EDIFICIO: Casas, locales que son propiedad de la empresa y que son
utilizados para la producción de bienes y servicios. Es un activo.
MOBILIARIO: Representa los escritorios, sillas, mesas, archivos, mostradores, vitrinas, etc. que pertenecen a la empresa. Es un activo.
EQUIPO DE OFICINA: Constituido por maquinas de escribir, calculadoras,
computadoras, fotocopiadoras, etc que pertenecen a la empresa. Es un Activo.
VEHICULO O EQUIPO DE REPARTO: Vehículos de transporte que usan en el
reparto de mercancías u otros fines que pertenecen a la empresa. Es
una cuenta de Activo.
MAQUINARIA: Conjunto de maquinas que sirven a la empresa para realizar su
producción. Es un Activo.
DEPOSITOS EN GARANTIA: Contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda
para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo: El depósito que se deja al alquilar
un local. Es una cuenta de Activo.
GASTOS DE INSTALACION O MEJORAS EN PROPIEDADES ARRENDADAS: Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. Es una cuenta de Activo.
EXISTENCIA DE ARTICULOS DE ESCRITORIO: Son los materiales y útiles que
se emplean en las labores de la empresa, siendo los principales: Papel, papel carbón, formularios, sobres. talonarios, Engrapadoras, Grapas, Tinta, lápices, bolígrafos, etc. Es un Activo.
GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO: Son los pagos que hace la empresa
en forma anticipada por la obtención de un servicio, tal como: Seguros,
Propaganda, alquileres, intereses, etc. Es un Activo.

CUENTAS POR PAGAR-PROVEEDORES: Son las personas o casas comerciales que suministran bienes y servicios a la empresa a crédito, sin ninguna garantía documental. Es una cuenta de Pasivo.

EFECTOS POR PAGAR: Son títulos de crédito a cargo de la empresa. Tales como: Letras de cambio, Pagarés etc. Es un Pasivo.

HIPOTECA POR PAGAR: Son los préstamos recibidos por la empresa y cuya garantía esta representada por bienes inmuebles. Son bienes inmuebles: Los Terrenos y Edificios. Es un Pasivo.

CAPITAL INICIAL: Representa el Patrimonio neto que tiene la empresa al comenzar el período contable. Es una cuenta de capital.

APORTES ADICIONALES: Representa la suma total de los aportes que haya hecho el propietario de la empresa durante un período contable. Es una cuenta de capital.

CUENTA PERSONAL O RETIRO PARTICULARES: Representa los retiros que haga el propietario de la empresa. Es un cuenta de Capital.

CUENTA RESULTADOS: Representa el beneficio(utilidad) o desbeneficio (pérdida) producida por las operaciones de la empresa durante un ejercicio económico. Cuando es beneficio recibe el nombre de UTILIDAD DEL EJERCICIO cuando se trata de pérdida: PERDIDA DEL EJERCICIO. Es un cuenta de Capital.

VENTAS: Son el importe de las mercancías vendidas a los clientes ya sean Están al contado o a crédito. Es una cuenta de ingresos.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: Son las mercancías que los clientes devuelven por no estar de acuerdo con el
Pedido, ya sea por la calidad, precio, estilo o color etc. Es una cuenta de Egreso.

REBAJAS SOBRE VENTAS: Son las bonificaciones que se le conceden a los clientes por defectos en las mercancías. Es un egreso.

DESCUENTO SOBRE VENTAS: Son las bonificaciones que se conceden a los clientes por cancelar sus deudas antes del vencimiento. Es un egreso.

COMPRAS: Son el importe de las mercancías adquiridas ya sea al contado o a crédito. Es una cuenta de egreso-costo.

GASTOS EN COMPRAS: Son todos los gastos que se efectúan para que las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino siendo las principales: Los derechos de aduanas, fletes y acarreos, seguros cargas y descargas etc. Es una cuenta de Egreso-costo.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Son las mercancías devueltas a los proveedores por la empresa por no estar de acuerdo con el pedido o con la calidad, precio, color, etc. Es una cuenta de ingreso.

REBAJA EN COMPRAS: Son las bonificaciones que recibe la empresa de sus proveedores cuando las mercancías compradas tienen algún defecto. Es una cuenta de ingresos.

DESCUENTO EN COMPRAS: Son las bonificaciones que le conceden a la empresa sus proveedores por cancelar antes del vencimiento los créditos. Es una cuenta de ingresos.

GASTOS DE VENTAS: Son todos los gastos que tienen relación directa con la promoción, realización y desarrollo del volumen de ventas. Entre estos conceptos tenemos: Sueldos de: Jefes de Ventas. Vendedores, Sueldos del personal de almacén Comisiones, Propaganda, Fletes y acarreos, Impuestos municipales, Depreciación de los Equipos de tienda, etc. y en general todos los gastos que tengan relación con la operación de vender. Son cuentas de Egreso-gastos.

GASTOS DE ADMINISTRACION: Son todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa. Como ejemplo podemos señalar: Sueldos de Gerentes, subgerentes, contadores, administradores, sueldos de oficinistas, alquileres locales oficinas, etc. Son cuentas Egresos-gastos.


OTROS INGRESOS: Representan ingresos producidos por otras operaciones no vinculadas con la actividad principal de la empresa: tales como: Dividendos ganados, intereses ganados, utilidad en venta de activo fijo, entre otros.

OTROS EGRESOS: Representan egresos producidos por otras operaciones no vinculadas con la actividad principal de la empresa: tales como: Gastos por intereses, Pérdidas en Siniestros, Pérdida en venta de activo fijo, entre otros.