El inventario de mercancías.

Las existencias de mercancías se registran en la cuenta de “inventario de mercancía”, con anotación del monto total que arroja el conteo físico de las mercancías en el almacén de la empresa. Tales mercancías vendrán a ser, aquellas que no lograron venderse; de lo cual surgen dos problemas inmediatos, a saber:Determinación de la cantidad exacta de mercancíasDeterminación del precio de esa mercancía en existencia.En la determinación de la cantidad exacta, han de tomarse en cuenta, en su totalidad, todas aquellas mercancías propiedad de la empresa, tales como:i) Existencia en los almacenes, perteneciente a la empresa.ii) Las compras F.O.B. en el puerto de embarque.iii) Las mercancías enviadas en consignacióniv) Las mercancías de la empresa, en poder de vendedores, corredores, agentes, promotores de ventas, etc.v) Toda mercancía propiedad de la empresa, este donde este.Con respecto al segundo problema, de la determinación de los precios de los artículos; hay que considerar la constante posibilidad de la existencia de algunos artículos, provenientes de pedidos diferentes, compraos a precios distintos.De acuerdo al principio del conservatismo de la contabilidad “no se deben anticipar utilidades, y se deben prever posibles perdidas”. De alli que se opte por adoptar, entre el precio de costo y el que actualmente rija en el mercado, el que resulte menor de los dos.Se entiende por precio de costo, el que ha sido pagado según factura. En cambio, el precio de mercado, seria el que tienen los artículos actualmente en la plaza, es decir, el precio que habría de pagarse, si se fueran a comprar dichos artículos ahora.Como quiera que los inventarios constituyen el componente mayor de los activos circulantes de una gran cantidad de empresas, deben tenerse presentes las siguientes consideraciones: -Por su liquidez menor, cualquier error cometido en su administración tardara mucho tiempo en corregirse.-Hoy día se ha demostrado que la mejor manera de controlar los inventarios es mediante computadoras, con las cuales se pueden predecir las consecuencias mediante simulaciones.-La cuantía apropiada del inventario ha de equilibrar los costos y riesgos de mantenimiento del mismo, contra los beneficios de su disponibilidad a tiempo.-El volumen más económico de las órdenes para proveer inventarios vendrá dado por la formula:Q= √ 2cv/mpDonde:Q = cantidad de unidades del pedidoC= costo total de procesar cada pedidoV= venta o consumo anual en unidadesM= costo anula de manteniendo del inventario, expresado en % del valor promedio de los inventarios.P=costo unitario pagado al proveedor.La deducción de esta formula cae en el campo de la las derivadas, ajeno al de esta asignatura.Un elemento importante, que no contempla esta formula, es la posibilidad de los descuentos en pedidos mayores.La utilización de esta formula se justifica para aquellos artículos de cierto valor.Un procedimiento menos riguroso consiste en mantener una reserva y ajustar los pedidos al ritmo del consumo.En la mayoría de los casos se pierde menos por no poder satisfacer pedidos, debido al agotamiento de los inventarios, que lo que uno perdería por mantener inventarios en demasía y estancados.Clases de InventariosLos inventarios pueden ser de las siguientes clases:Inventario de productos terminados, similar al inventario de mercancías, lo forman lo productos fabricados por las empresas industriales: mediante la transformación de la materia prima, y que tienen destinados para la venta. Este detalle es muy importante; porque, los muebles que una mueblería tiene destinados para su uso, serán activos fijos; mientras que los que destina para la venta, formaran parte de su inventario de productos terminados.Inventario de productos en proceso, formado por los productos en proceso de elaboración, sin terminar aun. De allí que lo formaran: una cierta materia prima semielaborada, mano de obra y gastos de fabricación.Inventario de materia prima, el cual comprende todos aquellos elementos básicos, que la empresa compra para, mediante de la manufactura, obtener los productos terminados.Inventario de suministros, constituidos por materiales, accesorios y otros elementos necesarios para el funcionamiento de las maquinarias y el proceso de elaboración en si; pero que no figuran en los productos terminados, o no se pueden determinar en ellos con facilidad; como la cola, los clavos y la lija usada en la fabricación de muebles.Métodos de inventarioAtendiendo a la frecuencia con que se toman, los inventarios pueden ser hechos por dos métodos: inventario continuo e inventario periódico.Inventario continuo o perpetuoEs el más idóneo, por mantener un registro constante de las existencias, en base a las entradas, menos las salidas de mercancías. También se le llama inventario perpetuo y es llevado mediante tarjetas, con una distribución columnar para mantener un registro completo de entradas, salidas y existencias; así como fechas, precios, unidades, características, cantidades máximas y mínimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada producto.Constituye un procedimiento para contabilizar el movimiento de mercancías en forma tal, que permite conocerse, en todo momento, las existencias, el costo de la mercancía vendida y la utilidad (o perdida) bruta. Para ello se utilizan las siguientes cuentas: inventario de mercancías, ventas y costo de las ventas.i) La cuenta de “Inventario de mercancías” es una cuenta de activo circulante, que registra el movimiento de las mercancías al precio de costo. Se le hacen los siguientes cargos:al comenzar el negocio, el inventario inicialel monto de las compraslos fletes y demás gastos de compras.Las devoluciones en ventas, al precio de costo.Igualmente se le harán los siguientes abonos, también al precio de costo:el monto de cada ventalas devoluciones en compraslas rebajas sobre comprasEsta cuenta tendrá siempre un saldo deudor, el cual indicara el monto de las mercancías que quedan en existencia, o sea el inventario final de mercancías.ii) la cuenta de ventas registra la venta de mercancías únicamente al precio de venta. Se le hacen los siguientes cargos:las rebajas en ventaslas devoluciones en ventasAsí también se le abonara el monto de cada venta, al precio de venta. Su saldo acreedor indicara el total de las ventas netas, efectuadas en el periodo. Al momento del cierre se le traspasara el saldo de la cuenta del costo de las ventas, pasando entonces a ser una cuenta de resultados, en cuyo caso su saldo, si es acreedor, representará la utilidad bruta, y si fuere deudor indicara la perdida bruta en ventas.iii) La cuenta de costo de las ventas registrara precisamente el costo de las mercancías que se han vendido, a su precio de costo. Se le cargara el importe de cada venta y se le abonara el importe de las devoluciones en ventas, siempre al precio de costo.Su saldo deudor indicara el costo del total de la mercancía que se ha vendido durante el periodo.NOTA: como dato curioso debe notarse que en este método, tanto las ventas, como las devoluciones en ventas, se registraran doblemente: al precio de costo, en la cuenta del costo de las ventas, y la precio de venta, en la cuneta de ventas. Esto hace necesario que, por cada venta y por cada devolución en ventas e hagan dos asientos de diario: uno al precio de costo y otro al precio de venta. Esto se hace así con el propósito de controlar separadamente las existencias de mercancías, al costo de las mercancías que se van vendiendo y el total de las ventas netas netas.Inventario Periódico, Físico o IntermitenteEs un inventario extra-contable, que consiste en el conteo físico de las mercancías y la y la asignación de sus respectivos valores, al final de cada ejercicio económico. Este método se utiliza, aun en el caso de que se emplee el anterior; con el fin de verificarlo. En tal caso, no hará falta tomarlo al final del ejercicio; sino en cualquier momento, e incluso puede practicarse por etapas; siempre y cuando puedan separarse las diferentes clases de mercancías. Modernamente, el inventario periódico suele tomarse por muestreo; lo cual significa una gran economía de esfuerzo, tiempo y dinero para la empresa.En la toma del inventario periódico, se han de distinguir dos etapas: preparación y realización. La preparación ha de comprender todo aquel trabajo preliminar de planificación de la labor, ordenamiento de las mercancías, entrenamiento del personal y escogencia de los formularios por emplear. La realización comprende el conteo de los artículos, su registro en las hojas de inventario, previamente elaboradas, con todos sus datos, y luego la valoración de cada articulo.En la toma del inventario periódico, por lo regular, se usan unas tarjetas numeradas con indicaciones de los artículos, su clase y donde se encuentran. Estas tarjetas suelen constar de 2 y a veces, de 3 secciones: se anotan las existencias y se despega una parte, para llevarla al libro y la otra parte se deja en la mercancía respectiva, como constancia de haber sido ya tomando en el inventario. La tercera sección se usa cuando otra persona viene después efectuando una revisión del inventario.Métodos de valuación de inventarioLos métodos de inventario permiten conocer el volumen de mercancías en existencia en un momento dado y sea cual fuere el tipo de empresa, la valuación de esa cuantía de mercancías reviste una gran significación; debido a que según el precio que se le asigne a cada renglón, así será el monto del inventario, en términos monetarios; afectándose el costo de las ventas, y por lo tanto, la utilidad o la pérdida neta, ya bien o en mal.En efecto, si el inventario final se valora a un precio inferior del que realmente tiene, la utilidad neta disminuirá, al aumentar el costo de las ventas. Son muchos los métodos de valuación de inventarios, entre los cuales podemos citar los siguientes:Costo o mercado, el mas bajoLo primero en entrar, primero en salir (PEPS)Lo ultimo en entrar, primero en salir (UEPS)Promedio aritméticoPromedio móvilPromedio armónico ponderadoCosto básicoPrecio de ventaUtilidad bruta

CONCILIACION BANCARIA.

Conciliación Bancaria es un módulo muy práctico y fácil de usar, donde conciliar sus bancos deja de ser una tarea tediosa y pasa a ser una labor sencilla. Este módulo realiza la conciliación bancaria automática entre el estado de cuenta del banco y los registros correspondientes del módulo de Contabilidad.

Características Generales:

1. Se alimenta de la información del módulo de contabilidad.

2. Incluye entre sus módulos la posibilidad de hacer uso de los estados de cuenta que su empresa descarga a través de los sites bancarios, eliminando así el procesamiento manual de los estados de cuenta.

3. Conciliación automática, a través de números de referencias.

4. En caso de divergencia en los números de referencias o montos, el sistema permite conciliaciones manuales en forma automatizada.
REPORTES PRINCIPALES:
1. Reporte de saldo ajustado.

2. Reporte de movimientos conciliados en libros.

3. Reporte de movimientos no conciliados en libros.4. Reporte de movimientos conciliados en bancos.

5. Reporte de movimientos no conciliados en bancos.

LA CAJA CHICA.

Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

Para poder mantener un control sobre todos los gastos relacionados a su pequeña empresa o un negocio que maneja desde el hogar, es necesario contabilizar todos los gastos menores de día a día que usted paga en efectivo, así como los gastos que paga con cheque o por medio de transferencias bancarias. Los desembolsos menores en efectivo se acumulan con el tiempo y es importante conocerlos para poder contabilizarlos, controlarlos y también para poder tomar una deducción por estos gastos en su declaración de impuestos. En vez de pagar estos gastos de sus fondos personales, puede ser más conveniente establecer y usar una caja chica para pagar los gastos relacionados a su negocio.

Tipos de Gastos que se Puede Pagar de una Caja Chica.

Aunque el uso de tarjetas de débito y de crédito está rápidamente reemplazando y eliminando las transacciones en efectivo, igual puede haber varios tipos de gastos menores que son más convenientes pagar en efectivo o que usted prefiere pagar en efectivo. Estos podrían incluir franqueo, útiles de oficina, reparaciones menores, propinas, combustible para su vehículo, estacionamiento y peajes y tarifas para el transporte público, entro otros.

Ventajas de Usar una Caja Chica.

Las siguientes son algunas de las ventajas de usar una caja chica para pagar los gastos menores relacionados a su negocio:

• Puede separar los gastos del negocio de los gastos personales.

• Un procedimiento para manejar la caja chica facilita la contabilización de los gastos menores en los libros del negocio.

• Tendrá los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar por estos gastos menores.

• El procedimiento para la caja chica le permite guardar la documentación de estos gastos todos juntos en un archivo.

• Al saber donde se está gastando el efectivo, estará en mejores condiciones para controlarlo.

Procedimiento para la Caja Chica.

Estableciendo la Caja Chica.

Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes, por ejemplo.

Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.

Usando la Caja Chica.

Los procedimientos para manejar la caja chica son bastante sencillos y generalmente funcionan de la siguiente manera:

Cada vez que se necesita efectivo para hacer algún trámite, hacer una compra o pagar un gasto menor, el custodio de la caja chica entrega la cantidad de efectivo solicitado o necesario y deja un comprobante en la caja, indicando el nombre de la persona quien solicitó el efectivo, la fecha, el monto y el propósito. Se puede comprar comprobantes estándares en negocios donde venden útiles de oficina, o puede usar su propio formato. El comprobante puede ser simplemente un papelito y si usted mismo, como el propietario del negocio, está manejando la caja chica, el comprobante básicamente sirve como un recordatorio para usted que ha sacado dinero de la caja chica.

Cuando la persona quien solicitó el dinero de la caja chica ha hecho su trámite o compra, debe regresar y entregar al custodio de la caja chica el recibo por el gasto. En el caso de un gasto para el cual no se entrega un recibo, como una propina, por ejemplo, se puede usar el mismo comprobante de la caja chica para indicar el monto exacto del gasto y éste servirá como el respaldo.

Si el gasto real fue mayor que el monto solicitado, el custodio de la caja le paga la diferencia a la persona que efectuó el gasto. Y al contrario, si el gasto fue menor, la persona quien solicitó el dinero devuelve la diferencia al custodio de la caja chica. Una vez saldada la cuenta, se saca el comprobante de la caja y se guarda el recibo. Aquí nuevamente, si usted como propietario está manejando su propia caja chica, este proceso lo realizaría usted mismo.

En cualquier momento, el total del efectivo, los recibos y los comprobantes pendiente recibos en la caja debe ser igual que el monto establecido para la caja chica.

Reponiendo la Caja Chica.

El monto original establecido para la caja chica se mantiene fijo en la cuenta Caja Chica en los libros de contabilidad. El saldo del efectivo en la caja va disminuyendo mientras se hacen los desembolsos, por lo tanto es necesario reponer la caja periódicamente para devolver el monto del efectivo a su saldo original.

Cuando el custodio de la caja chica ve que está quedando poco efectivo, debiera llenar una solicitud de reposición de la caja chica. Esta solicitud sirve como la manera en que se contabilizan los desembolsos de la caja. En la solicitud de reposición se indica el monto total de los gastos efectivamente desembolsados de la caja y las cuentas del libro mayor que corresponde a los gastos.

Solamente los gastos efectivamente pagados, con recibos u otro respaldo, deben incluirse en la solicitud de reposición de la caja. Los comprobantes pendiente recibos deben quedar en la caja hasta que se liquidan.

Es conveniente crear un formulario estándar para la reposición de la caja, para facilitar la contabilización de los gastos correspondientes y para mantener una uniformidad y orden en los archivos. Todos los recibos se adjuntan a la solicitud de reposición.

Se gira un cheque a nombre del custodio por el monto que se requiere para reponer la caja chica y se contabilizan los desembolsos, con cargos a las cuentas de gastos y otros según corresponda y un haber a la cuenta Banco. La cuenta Caja Chica se mantiene en su saldo fijo.

El custodio, o usted como el propietario, canjea el cheque, repone la caja chica con el efectivo y la caja vuelve a su monto original.

HOJA DE TRABAJO CONTABLE.

EL CICLO CONTABLE *
1.- Concepto *
2.- Pasos del ciclo contable *
3.- Ejercicio Práctico Del Ciclo Contable *
Análisis detallado de las transacciones *
Dividendos decretados *
4.- Cierre De Cuentas *
Tipos de cuentas a cerrar *
Análisis detallado de las transacciones de cierre *
5.- Auditoría de los Estados Financieros *
6.- Errores *
Errores que se compensan *
Errores que no se compensan *
7.- Registros Incompletos *
8.- Hoja de Trabajo *
Elaboración de una hoja de trabajo *
Estructura de la hoja de trabajo *
9.- La hoja de Trabajo ilustrada *
10.- La hoja de trabajo y los Estados Financieros *
La hoja de trabajo y los asientos de ajuste *
La hoja de trabajo y los asientos de cierre *
Justificación de los asientos de cierre *
Los asientos de cierre ilustrados *
11.- Cierre de las cuentas de ingresos *
12.- Cierre de las cuentas de gastos *
Cierre de la cuenta de ganancias y pérdidas *
Cierre de la cuenta de retiros *
Fuentes de información para contabilizar los asientos de cierre *
Las cuentas después del cierre *
El balance de comprobación después del cierre (balance post-cierre) *
Cuentas temporales de capital *
PARTE II: VENTAS, EFECTIVO, CUENTAS POR COBRAR *
1.- Reconocimiento de las ventas *
2.- Medición de los ingresos por ventas *
Ventas en efectivo y a crédito *
Devoluciones de mercancía y rebajas *
Descuentos en los precios de venta *
Contabilizando los ingresos netos por ventas *
Registrando los cargos hechos la tarjeta de crédito *
3.- Efectivo *
Saldos Compensatorios *
Administración del efectivo *
4.- Cuentas por Cobrar *
Pagaré *
Cálculo de intereses *
Contabilización de la recepción de un documento *
Imposibilidad de cobro de un documento *
El descuento de los documentos por cobrar *
Como y cuando se debe otorgar un crédito *
5.- Cuentas incobrables *
Medición de las cuentas incobrables o malas *
Método de la cancelación específica *
Método de la estimación *
Aplicación del método de la estimación usando el porcentaje de ventas *
Aplicando el método de la estimación usando el porcentaje de cuentas por cobrar *
Aplicando el método de la estimación usando la antigüedad de las cuentas por cobrar *
6.- Clasificación de las cuentas por vencimiento *
7.- Recuperación de deudas incobrables *
8.- Evaluando El Nivel De Cuentas Por Cobrar *
CONCLUSIONES *
BIBLIOGRAFÍA *
INTRODUCCION
El objeto del presente trabajo es, en su primera parte, realizar una presentación de la importancia del Ciclo Contable en las actividades financieras de una empresa, desde el principio de un período contable hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros. En el se identifican, el análisis de las transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de comprobación, elaboración y auditoría de estados financieros y finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable.
El principal objetivo de esta parte está en dar un conocimiento general, de los pasos necesarios que atraviesa la contabilidad de una empresa en cada período, como estos conducen al resultado final del mismo.
En la segunda parte de nuestro trabajo nos dedicaremos a los ingresos por ventas su reconocimiento y medición y las ventas a crédito, para luego analizar, las cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de los puntos más importantes en nuestra Venezuela actual que es la medición de cuentas incobrables y evaluación de las cuentas y efectos por cobrar.
Finalmente, nuestro trabajo permitirá obtener información que ayuda a tomar decisiones relacionadas con la planeación corporativa, y a la planeación de nuevas estrategias de las ventas.
Los párrafos anteriormente expuestos, nos dan una idea del grado de importancia del Ciclo Contable, Ventas y Cuentas por cobrar en la empresa industrial o comercial, y es nuestro interés transmitirles a través del presenta trabajo su conceptualización, componentes, pasos, fines mayormente utilizados en tan importante actividad, a partir de los libros de consulta que obtuvimos.
EL CICLO CONTABLE
Concepto
Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Para definir el ciclo contable, vamos a conceptualizar las palabras que conforman esta frase. Ciclo: Consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que se repiten o bien que pueden terminar y presentarse de nuevo. Contabilidad: Sistema adoptado para llevar la cuenta y razón de las entradas y salidas en las empresas públicas o privadas.
Habiendo explicado las dos palabras del tema en cuestión encontramos que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa.
Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc. De manera de realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus procedimientos contables.
El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.
Como veremos más adelante, por lo general, se cometen errores al registrar los datos en libros. Tales errores se deben corregir cuando se descubren, ajustando los saldos de las cuentas, de manera que sean iguales a las cantidades que hubieran existido si se hubiera hecho el registro correcto.
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
Pasos del ciclo contable
Como explicamos anteriormente la vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.
4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros formales
Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

HOJA DE CALCULO.

Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

USO DE LA HOJA DE CALCULO.

Los usos de las hojas de cálculos pueden ir desde simples cálculos aritméticos, como sumar columnas de números, hasta sofisticados análisis de información. En el campo electoral, se les utiliza para calcular y desplegar resultados electorales. También se les usa comúnmente para llevar registros financieros y realizar cálculos con ellos.
Los programas de hoja de cálculo también pueden tomar información "bruta" y mostrarla gráficamente. Esto es útil para determinar tendencias y para realizar presentaciones con gráficas. Muchos de los programas modernos de hoja de cálculo incorporan buena parte de las características de los programas de procesador de textos.
Por ejemplo, el texto puede ser transcrito, modificado, cortado, copiado, pegado y suprimido. Los procesadores de palabra generalmente utilizan "papeleras" donde se pueden almacenar textos e imágenes temporalmente. El texto que se "corta" es eliminado del documento activo pero almacenado en la papelera electrónica. El texto que es copiado se almacena en la papelera sin ser removido del documento activo. Cualquier texto que se encuentre en la papelera puede ser copiado o "pegado" en cualquier parte del documento. El texto de cualquier documento puede ser trasladado de un lugar a otro y editado según se desea.
Los documentos de las hojas de cálculo también pueden ser guardados en múltiples versiones a las que luego se puede tener nuevo acceso según se requiera. Además son capaces de desplegar textos e imágenes en forma similar a la que se puede hacer utilizando programas de procesador de palabra. Algunos programas de hoja de cálculo también permiten:
Especificar el tipo y tamaño de la letra así como el color del texto.
Determinar al gusto los márgenes y tabuladores.
Revisar ortografía y gramática.
Búsqueda de texto específico.
Corregir errores.
Utilizar líneas, bordes y sombras.
Resaltar el texto con cursivas, negritas, subrayado, color y movimiento (en pantalla).
Numerar automáticamente páginas, párrafos o componentes de un listado.
Imprimir páginas de manera vertical u horizontal.
Agregar títulos y notas de pie de página.
Incorporar fotografías, imágenes, símbolos, gráficas y video (en pantalla).
Incorporar ligas en la pantalla (conocidas como "hipervínculos") que pueden trasladar al usuario a otras partes del mismo documento, a otros documentos almacenados en un disco local o una red o a documentos y páginas de internet.
La lista de características disponibles en los programas de hoja de cálculo sigue aumentando a medida que se introducen mejoras o actualizaciones.
Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen información que pueden ayudar a elegir los programas más apropiados para determinados propósitos. En muchos casos, los programas para la automatización de una oficina vienen incluidos en el equipo, como parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.
Es deseable que todos los usuarios de los programas de hojas de cálculo sean capacitados para su uso. En muchos países existen capacitadores externos. Algunas autoridades electorales pueden ser capaces de ofrecer la capacitación requerida utilizando a su propio personal calificado. La mayoría de los paquetes de programas de cómputo vienen acompañados de manuales del usuario (impresos o en pantalla) y algunos con instructivos detallados en pantalla.
Es mejor utilizar los programas de hoja de cálculo cuando la información está siendo utilizada en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintas clase de variables o cuando existen múltiples interrelaciones entre ellas, las bases de datos relacionables son un método más eficiente para registrar y analizar la información (ver Bases de Datos ).

Clasificación de las cuentas contables:
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Así tendremos:
· reales o de valores
· de valuación
· transitorias
· de orden
· nominales o de resultados de patrimonio
· Cuentas reales o de valores.
Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio.
Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles: Mercancías, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes, Concesiones, etc. Créditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo deudor.
Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones contraidas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos: Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben tener saldo acreedor.
· Cuentas de valuación.
Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son:
· Provisión para cuentas incobrables
· Depreciación acumulada
· Amortización acumulada
Ejemplo:
Si suponemos que una maquinaria, en las labores de producción, se ha desgastado, pérdida de valor, por Bs. 40000, la cuenta que refleje la pérdida o ganancia de un bien la denominaremos cuenta de valuación. En este caso la información contable seria la siguiente:
Maquinaria: valor de costo--------------------- Bs.100000,-
Menos: pérdida de valor
(Depreciación acum. Maquinaria)---------- (Bs. 40000,-)

Valor contable actual---------------------------- Bs. 60000,-)
· Cuentas transitorias.
Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Ejemplo:
Supongamos que falta una cantidad de 5000 Bs. en caja, hasta que descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia en Caja, por lo que el asiento seria el siguiente:
Diferencia en Caja 5000,-
Caja 5000,-
Supongamos que la falta de dinero se debe a una compra de una calculadora (equipos de oficina), que no fue registrada. Entonces debemos hacer este asiento:
Equipos de Oficina 5000,-
Diferencia en Caja 5000,-
· Cuentas de orden.
Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.
Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
· Cuentas nominales o de resultados.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.
· Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o pérdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originadas por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor frecuencia se encuentran dentro del patrimonio.


Definición de diario general
Es el libro contable denominado diario principal, en el que se asientan periódicamente las concentraciones de los libros diarios auxiliares, los asientos de ajuste, los de cierre y cualquier otra operación que no pueda registrarse correctamente en ningún otro diario.




Balance de comprobación:Modalidad del Balance de una contabilidad, consistente en una suma de saldos mensuales y totales de un determinado periodo de todas las cuentas que componen la contabilidad de la sociedad o empresa

DENOMINACION DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DE: ACTIVO, PASIVO, CAPITAL, INGRESOS Y EGRESOS.

CAJA: Representa dinero en efectivo. Se considera como efectivo los billetes, monedas y cheques. Es una cuenta de Activo.
BANCO: Representa el valor de los depósitos a favor de la empresa en los diferentes instituciones bancarias. Es una cuenta de Activo.
INV. DE MERCANCIAS: Es todo aquello que es objeto de compra-venta. Es un cuenta de Activo.
CUENTAS A COBRAR-CLIENTES: Representa el monto que adeudan los clientes
a la empresa, por haberles vendido mercancías a crédito sin exigirles garantía documental. Es una cuenta de activo.
EFECTOS POR COBRAR: Representa títulos de crédito, tales como: Letras
de cambio, Pagares y Cartas de crédito, a su favor. Es un Activo.
CUENTAS A COBRAR-VARIAS: Refleja aquellos otros conceptos distintos
a las deudas de los clientes. Por ejemplo: Prestamos hechos a los
trabajadores, reclamos a las compañías de seguros, etc. Es un Activo.
TERRENO: Espacio de tierra donde la empresa tiene su edificio o local
de producción. Es un activo.
EDIFICIO: Casas, locales que son propiedad de la empresa y que son
utilizados para la producción de bienes y servicios. Es un activo.
MOBILIARIO: Representa los escritorios, sillas, mesas, archivos, mostradores, vitrinas, etc. que pertenecen a la empresa. Es un activo.
EQUIPO DE OFICINA: Constituido por maquinas de escribir, calculadoras,
computadoras, fotocopiadoras, etc que pertenecen a la empresa. Es un Activo.
VEHICULO O EQUIPO DE REPARTO: Vehículos de transporte que usan en el
reparto de mercancías u otros fines que pertenecen a la empresa. Es
una cuenta de Activo.
MAQUINARIA: Conjunto de maquinas que sirven a la empresa para realizar su
producción. Es un Activo.
DEPOSITOS EN GARANTIA: Contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que se dejan en guarda
para garantizar valores o servicios que el negocio va a disfrutar; por ejemplo: El depósito que se deja al alquilar
un local. Es una cuenta de Activo.
GASTOS DE INSTALACION O MEJORAS EN PROPIEDADES ARRENDADAS: Son todos los gastos que se hacen para acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación. Es una cuenta de Activo.
EXISTENCIA DE ARTICULOS DE ESCRITORIO: Son los materiales y útiles que
se emplean en las labores de la empresa, siendo los principales: Papel, papel carbón, formularios, sobres. talonarios, Engrapadoras, Grapas, Tinta, lápices, bolígrafos, etc. Es un Activo.
GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO: Son los pagos que hace la empresa
en forma anticipada por la obtención de un servicio, tal como: Seguros,
Propaganda, alquileres, intereses, etc. Es un Activo.

CUENTAS POR PAGAR-PROVEEDORES: Son las personas o casas comerciales que suministran bienes y servicios a la empresa a crédito, sin ninguna garantía documental. Es una cuenta de Pasivo.

EFECTOS POR PAGAR: Son títulos de crédito a cargo de la empresa. Tales como: Letras de cambio, Pagarés etc. Es un Pasivo.

HIPOTECA POR PAGAR: Son los préstamos recibidos por la empresa y cuya garantía esta representada por bienes inmuebles. Son bienes inmuebles: Los Terrenos y Edificios. Es un Pasivo.

CAPITAL INICIAL: Representa el Patrimonio neto que tiene la empresa al comenzar el período contable. Es una cuenta de capital.

APORTES ADICIONALES: Representa la suma total de los aportes que haya hecho el propietario de la empresa durante un período contable. Es una cuenta de capital.

CUENTA PERSONAL O RETIRO PARTICULARES: Representa los retiros que haga el propietario de la empresa. Es un cuenta de Capital.

CUENTA RESULTADOS: Representa el beneficio(utilidad) o desbeneficio (pérdida) producida por las operaciones de la empresa durante un ejercicio económico. Cuando es beneficio recibe el nombre de UTILIDAD DEL EJERCICIO cuando se trata de pérdida: PERDIDA DEL EJERCICIO. Es un cuenta de Capital.

VENTAS: Son el importe de las mercancías vendidas a los clientes ya sean Están al contado o a crédito. Es una cuenta de ingresos.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: Son las mercancías que los clientes devuelven por no estar de acuerdo con el
Pedido, ya sea por la calidad, precio, estilo o color etc. Es una cuenta de Egreso.

REBAJAS SOBRE VENTAS: Son las bonificaciones que se le conceden a los clientes por defectos en las mercancías. Es un egreso.

DESCUENTO SOBRE VENTAS: Son las bonificaciones que se conceden a los clientes por cancelar sus deudas antes del vencimiento. Es un egreso.

COMPRAS: Son el importe de las mercancías adquiridas ya sea al contado o a crédito. Es una cuenta de egreso-costo.

GASTOS EN COMPRAS: Son todos los gastos que se efectúan para que las mercancías adquiridas lleguen hasta su destino siendo las principales: Los derechos de aduanas, fletes y acarreos, seguros cargas y descargas etc. Es una cuenta de Egreso-costo.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Son las mercancías devueltas a los proveedores por la empresa por no estar de acuerdo con el pedido o con la calidad, precio, color, etc. Es una cuenta de ingreso.

REBAJA EN COMPRAS: Son las bonificaciones que recibe la empresa de sus proveedores cuando las mercancías compradas tienen algún defecto. Es una cuenta de ingresos.

DESCUENTO EN COMPRAS: Son las bonificaciones que le conceden a la empresa sus proveedores por cancelar antes del vencimiento los créditos. Es una cuenta de ingresos.

GASTOS DE VENTAS: Son todos los gastos que tienen relación directa con la promoción, realización y desarrollo del volumen de ventas. Entre estos conceptos tenemos: Sueldos de: Jefes de Ventas. Vendedores, Sueldos del personal de almacén Comisiones, Propaganda, Fletes y acarreos, Impuestos municipales, Depreciación de los Equipos de tienda, etc. y en general todos los gastos que tengan relación con la operación de vender. Son cuentas de Egreso-gastos.

GASTOS DE ADMINISTRACION: Son todos los gastos que tienen como función el sostenimiento de las actividades destinadas a mantener la dirección y administración de la empresa. Como ejemplo podemos señalar: Sueldos de Gerentes, subgerentes, contadores, administradores, sueldos de oficinistas, alquileres locales oficinas, etc. Son cuentas Egresos-gastos.


OTROS INGRESOS: Representan ingresos producidos por otras operaciones no vinculadas con la actividad principal de la empresa: tales como: Dividendos ganados, intereses ganados, utilidad en venta de activo fijo, entre otros.

OTROS EGRESOS: Representan egresos producidos por otras operaciones no vinculadas con la actividad principal de la empresa: tales como: Gastos por intereses, Pérdidas en Siniestros, Pérdida en venta de activo fijo, entre otros.